software pentru service echipamenteBOCP Workmanager, este o aplicație online care permite urmărirea procesului de preluare echipamente, reparații, clienți, fișe service, istoric reparații.

Pentru cine este util?

Recomandăm această aplicație, firmelor care funcționează în regim de service, adică preiau de la clienți echipamente, le repară și apoi returnează clienților.

De ce online?

Workmanager este oferit în cadrul ERP-ului Business Online Control Panel, o soluție de cloud pentru client management, stocuri, facturare, vânzări. Fiind online și integrat în soluția de cloud, oferă mai multe beneficii de menționat:

  • aplicația se poate accesa de oriunde, chiar și de tehnicieni care sunt pe drum sau la client și astfel pot verifica istoricul de reparații la un echipament sau stocul pieselor necesare.
  • se poate conecta la site-ul clientului pentru a integra un formular de verificare stare reparație online, astfel clienții pot verifica online daca este gata intervenția.
  • backup garantat în cazul unei defecțiuni al unui echipament de calcul, datele sunt stocate într-un loc sigur
  • se pot urmări și coordona mai multe puncte de lucru, șeful poate urmări lucrările și procesul de lucru a firmei, chiar și dacă nu este la firmă.

Care este procedura de lucru?

Înainte de a intra in detaliile fluxului de lucru, trebuie menționat că oferim trei tipuri de licențe:

  • Workmanager Service Software – varianta mai ieftină, mai simplă și mai directă pentru cei care sunt la început sau nu au rulaj mare
  • Workmanager Plus – varianta cu mai multe opțiuni pentru service – uri care necesită mai multe facilități, stadiu de evaluare, puncte de verificat predefinite, lucrări predefinite
  • Workmanager Ultra – include gestiune/stoc online, integrat cu comenzi/ofertare clienți, comenzi furnizori, vânzare de pe stoc – toate opțiunile.

Dau click aici: Doresc să testez gratuit!

Mai jos prezentăm fluxul de lucru a aplicației:

Workmanager Simplu

Workmanager Plus și Ultra

  1. Intră clientul pe ușă si prezintă echipamentul și defecțiunea.
  2. Se creează o fisă service pentru echipament cu datele clientului și datele de identificare a echipamentului – ID UNIC obligatoriu.(televizor, echipament, aparat electrocasnic sau alt tip). Recepționistul estimează costul reparației.
  3. Se generează și se imprimă o fisă service care servește ca și proces verbal de preluare în service. Acesta conține datele clientului și identificatorii aparatului, termeni și condiții și alte texte personalizabile.
  4. Fișa apare pe lista reparațiilor de făcut iar tehnicienii iau fișele la rând și repară fiecare.
  5. Dacă apar întrebări, se marchează pe fișă și recepționistul este alertat să contacteze clientul.
  6. Tehnicianul introduce mențiuni sau lucrările efectuate cât și costul acestora, se salvează automat cine și când a introdus lucrarea. În același timp se setează și statusul la fișă: în lucru, gata, întrebare sau alt status personalizabil.
  7. Când este gata, sau nu se poate repara, recepționistul este alertat să anunțe clientul.
  8. Dacă clientul sună, se poate identifica rapid și ușor aparatul și stadiul în care se afla.
  9. La returnare se pot introduce mențiuni finale și se listează un proces verbal de predare/returnare, cu lucrările efectuate și costul.
  10. Opțional se poate imprima bon fiscal sau genera factură fiscală din aplicație.
  11. În cazul în care echipamentul revine, se face o fișă noua de service, dar se leagă de fișa echipamentului existent, astfel avem și un istoric de reparații și interventii.
Fata de procedura de la varianta simplă se mai introduc următoarele etape:

  1. La crearea fișei de service se alege tipul de echipament preluat, se pot predefini probleme des întâlnite dintre care se alege cu bife cele aplicabile, se pot predefini servicii care vor fi comandate și care vor apărea pe ofertă de preț și factura fiscală.
  2. La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat (checklist pentru tehnicieni) și la fiecare punct de verificat se pot defini probleme potențiale cât și cauzele posibile.
  3. Se predefinesc lucrări și reparații, fiecare cu un cost predefinit și preț vânzare
  4. După crearea fișei de service se introduce o etapă de evaluare, aici un tehnician verifică aparatul și marchează conform checklistului pedefinit ce probleme a identificat, ce piese trebuie înlocuite sau recondiționate și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru a repara echipamentul.
  5. Rezultatul etapei de evaluare este o ofertă ințială care conține problemele constatate, piesele care trebuie schimbate și serviciile care trebuie efectuate și totalizează costurile pentru client.
  6. Clientul poate accepta oferta iar produsele se pot rezerva de pe stoc, se poate urmări ce este pe stoc și se poate plasa comandă pentru piesele care trebuie comandate. Aici se conectează modulul de comenzi furnizori, prin care se pot plasa comenzi către furnizor cu piesele necesare.
  7. Stadiul de evaluare și ofertare este opțională.
  8. După evaluare se trece la stadiul de reparație unde apar punctele de efectuat pe baza evaluării în formă de checklist.
  9. La finalizarea reparației se generează o vânzare cu serviciile ofertate și se poate emite automat factura fiscală.

Tabel comparativ cu opțiunile și facilitățile incluse în fiecare tip de licență:

Opțiune sau facilitate Workmanager Simplu Workmanager Plus Workmanager Ultra
Bază de date clienți DA DA DA
Fișe per echipament DA DA DA
Fișe service per incident DA DA DA
Proces verbal preluare în service DA DA DA
Proces verbal returnare la client DA DA DA
Status personalizabil DA DA DA
Alerte clienți DA DA DA
Urmărire manopere efectuate DA DA DA
Mai mulți utilizatori DA DA DA
Utilizatori cu drepturi de acces DA DA DA
Istoric reparații per echipament DA DA DA
Raport reparații per tehnician DA DA DA
Producatori, modele și serii predefinite DA DA DA
Statusuri predefinite personalizabile DA DA DA
Probleme personalizabile NU DA DA
Tipuri de echipamente personalizabile NU DA DA
Etapă de evaluare NU DA DA
Servicii comandate predefinite NU DA DA
Puncte de verificat per tip echipament NU DA DA
Defecte predefinite constatate la fiecare punct verificat NU DA DA
Cauze posibile pentru defecte predefinite NU DA DA
Listă cu piese necesare de înlocuit NU DA DA
Listă cu piese de recondiționat NU DA DA
Introducere constatări inițiale NU DA DA
Urmărire stoc NU NU  DA
Urmărire piese lipsă și necesar de comandat NU NU  DA
Generare comenzi consolidate către furnizori la sfârșitul zilei cu necesarele pentru reparații NU NU  DA
Generare oferte de preț pe baza evaluării inițiale NU DA  DA
Trimitere ofertă prin e-mail NU DA  DA
Generare bon consum pentru fiecare fișă NU NU  DA
Trimitere alerte e-mail din aplicație DA DA DA
Generare bon fiscal pentru reparație DA DA DA
Rapoarte cu lucrări efectuate, fișe în service, piese utilizate, etc. DA DA DA
Conectare cu website, formular online de verificare stadiu (clientul primește cod acces) DA DA DA
Sabloane documente personalizabile (procese verbale, oferte, devize) DA DA DA
Câmpuri bază de date personalizabile DA DA DA
Alerte reparații neefectuate la timp DA DA DA
Alerte cu întrebări pentru clienți DA DA DA
Modul Facturier + Chitanțier Online DA DA DA
Modul Facturi Proforme DA DA DA
Modul Recepții marfă NU NU DA
Modul Registratură NU DA DA
Modul Ofertare și Comenzi NU NU DA
Modul Comenzi Furnizori NU NU DA
Modul Transfer produse între magazii NU NU DA
Vânzări produse de pe stoc cu bon fiscal sau factură fiscală NU NU DA
Jurnal zilnic de gestiune NU NU DA
Urmărire stoc pe conturi de marfă, piese de schimb NU NU DA
Calcul adaos și profitabilitate per reparație NU NU DA
Rețetar consum produse pentru servicii facturate NU NU DA
Statistici avansate per tip reparație NU DA DA
Urmărire echipamente ireparabile din cauza lipsei de piese compatibile NU DA DA
Încărcare poze la fiecare fisă service* DA DA DA
Încărcare poze la fiecare problemă identificată la etapa de evaluare* NU DA DA
Alerte automatizate scadente si notificari prin email si SMS DA DA DA
Trimitere SMS contra cost contra cost contra cost
Varianta Single cu un singur punct de lucru/magazie:
Puncte de lucru incluse 1
Nr. utilizatori incluse 1 admin + 4 utilizatori
Spatiu stocare inclus 2 Gib
Abonament lunar licență: 15 EURO* 22.5 EURO* 30 EURO*
Module BOCP incluse Workmanager, Facturier, Contacte, TaskManager +Document Management, +OptiuniExtra +GestiuneStoc,
Varianta Multi cu mai multe puncte de lucru/magazii:
Cost adițional per punct de lucru +5 EURO/punct de lucru
Nr utilizatori incluse +5 utilizatori/punct de lucru

*Prețurile afișate nu includ TVA!

Abonamentele lunare includ suportul, garanția, găzduirea serviciilor, backup de date.

*Pentru limitele exacte și costurile de mărire a limitelor vă rugăm studiați pagina cu informații despre abonamentele BOCP.

Dau click aici: Doresc să testez gratuit!

La cerere oferim o perioadă de probă de 14 zile.

Se pot realiza facilități sau funcționalități noi contra cost.

Varianta Workmanager Ultra include licența pentru soluția online de gestiune stoc și vânzări, care poate fi utilizat și independent pentru a gestiona stocul, clienții și vânzările. Adițional sunt incluse și modulele de transfer produse între magazii, comenzi și ofertare, comenzi furnizori, agenda contacte, tranzacții și integrarea acestora cu fișele de service care centralizează comenzile, consumurile, vânzările și datele clienților.